13 Regole per scrivere un Comunicato Stampa perfetto

Comunicata stampa

Per lavoro e per passione grazie a Frequencies, ho la fortuna di ritrovarmi a fare parte contemporaneamente di due categorie: quella di chi fa comunicazione e quella di chi invece fa informazione.
Anche se ai profani (e spesso purtroppo anche a qualche “addetto ai lavori”)  il confine tra le due categorie può sembrare labile, vi assicuro che in realtà stiamo parlando di due cose nettamente distinte.
Proprio in virtù della mia posizione privilegiata da dove posso osservare (e vivere in prima persona) le problematiche di entrambe le categorie, senza alcuna presunzione, colgo l’occasione con questo articolo,  di scrivere una breve  lista di semplici regolette per gli operatori, sperando che possano tornare in qualche modo utili e facilitare il lavoro di ambedue le parti che, purtroppo spesso e volentieri non riescono ad interfacciarsi in maniera adeguata.

Regola 1

Per scrivere un buon comunicato stampa bisogna prima di ogni altra cosa rispettate la famosa regola delle 5 W: Who,What,Where,When,Why.  (Chi,Che CosaDove, Quando,Perchè) Una semplice e-mail con un testo che, si limita alla biografia dell’artista ospite (il 98 % delle volte copiata e incollata dal web) e a stento i nomi dei componenti del resto della line up NON è un comunicato stampa ma, al massimo il testo di una “banale” newsletter.

Regola 2

I comunicati vanno scritti usando un punto di vista “esterno”, utilizzare degli incipt tipo: “cari amici , dopo avervi fatto saltare lo scorso sabato con la musica del nostro dj Mario Rossi, questa settimana  vi abbiamo preparato una sorpresa….”  è sempre e comunque sbagliato.  Se il vostro non è l’”evento dell’anno” spesso il giornale che riceve il vostro comunicato ha solo il tempo di copiarlo e incollarlo, di conseguenza, se lo scrivete in prima persona, il redattore di turno per pubblicarlo sarà costretto a rifarlo quasi da capo perdendo tempo prezioso. Il risultato? il vostro comunicato molto probabilmente sarà cestinato e non avrete nessuna visibilità.

Regola 3

Oltre alla regola delle 5W io aggiungerei anche quella di “a chi?”  in base a cosa volete promuovere, cercate di “targetizzare” il più possibile il gruppo di destinatari del vostro comunicato. (buona regola sarebbe scrivere addirittura più comunicati diversi personalizzati in base al destinatario) Per esempio, se mandate il comunicato di una serata con Fargetta o David Guetta a Frequencies avete solo perso tempo e rischiate pure di fare la figura dello spammer.

Regola 4

La capacità di sintesi è fondamentale!  i comunicati devono dare tutte le informazioni più importanti (facendo risaltare quelle che si ritengono più interessanti per quel determinato destinatario) utilizzando meno testo possibile, le frasi non devono essere più lunghe di due, tre righe e se possibile vanno evitate le ripetizioni.

Regola 5

E’ buona prassi che il comunicato venga distribuito tramite file PDF che come noto, è un formato leggibile da tutti i sistemi operativi. (Il file naturalmente non dovrà essere “protetto”) oltre al PDF personalmente consiglio di inserire anche una versione in word che può essere copiata/ incollata ed editata più agevolmente.

Regola 6

Il titolo/oggetto è importantissimo e deve creare curiosità ma, le informazioni fondamentali che vi sono contenute devono essere riportate anche all’interno del comunicato.

Regola 7

Evitate facili entusiasmi ed eccessive parole di elogio per l’evento/artista/etichetta/azienda che dovete promuovere.  Il vostro destinatario deve pubblicare una notizia non uno spot pubblicitario.  I comunicati pubblicitari scritti con la forma dell’articolo si chiamano redazionali e si pagano.  Se invece volete per forza prendere per i fondelli la gente, potete sempre chiedere una “marketta” al blogger di turno ma, anche in quel caso, dovrete comunque dare qualcosa in cambio.

Regola 8

Nel comunicato indicare sempre il nome del responsabile dell’ufficio stampa con i suoi recapiti. L’ufficio stampa deve essere sempre disponibile per chiarire dubbi, fornire materiale di approfondimento e gestire eventuali richieste di accrediti ed interviste.

Regola 9

Due righe di presentazione prima del comunicato vero e proprio non guastano mai; se possibile rivolgetevi al destinatario usando il suo nome.  Un buon addetto stampa ha la sua lista di conoscenze.  Se si invia un testo ad un giornale all’interno del quale non si ha nessun referente, prima di inviarlo si dovrebbe chiamare in redazione e farsi indicare nome e recapito del giornalista o del redattore potenzialmente interessato all’argomento del C.S.  E’ buona prassi inoltre, avvertire il vostro “contatto” prima di inviare il comunicato, con l’opzione poi di un recall nel caso che, quello che inviate non venga pubblicato.  Non siate però troppo molesti, trattate sempre bene i vostri contatti.

Regola 10

L’inglese è la lingua universale e ognuno di noi dovrebbe conoscerla almeno a livello base, tuttavia se siete italiani e inviate un comunicato ad una testata italiana, il testo dovrebbe essere sempre nella nostra lingua madre. (evitiamo al destinatario inutili perdite di tempo per la traduzione)

Regola 11

Segnalate gli eventuali embarghi sia nell’e-mail di accompagnamento, sia nel comunicato e mi raccomando mettetelo bene in evidenza. Purtroppo arrivano dei comunicati con degli embarghi “quasi” invisibili” nascosti all’interno del CS. I redattori hanno poco tempo e se l’’embargo non è segnalato in modo evidente rischiate che sfugga a chi deve pubblicare la vostra notizia.

Regola 12

Scrivete bene. Un comunicato pieno di errori e scritto letteralmente con i piedi viene cestinato. I giornalisti fanno i giornalisti non i correttori di bozze.

Regola 13

Create una cartella stampa condivisa su Dropbox (o servizi cloud simili) e insieme al comunicato includete anche le biografie degli artisti e una serie di foto e immagini con una risoluzione adatta sia per il web che per la stampa su eventuali riviste cartacee. (il mio consiglio è di  creare due cartelle una con immagini per il web e l’altra con immagini ad alta risoluzione) Importante: le foto devono essere sia in formato rettangolare che quadrato, in modo da facilitare chi dovrà impaginare l’articolo. (chi riceve i vostri comunicati non sempre ha il tempo di editare le fotografie.)

Samuele Dalle Ave

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